Informations de publication
Source
Annonce publiée sur Marchés-Espaces.com

Publication sur Marchés-Espaces
Du 30 juillet 2018 au 31 août 2018

Référence sur Marchés-Espaces
6611

Synthèse de l'annonce
Annonceur
Pas-de-Calais Tourisme - Mission Louvre-Lens Tourisme

Département
Pas-de-Calais

Domaine d'activité
Evenementiel, spectacle vivant
Territoire, destination

Type de mission
Etude stratégique (dév., marketing, com...)
Prestations de communication événementielle
Prestations d'animation

Date limite de réponse
31 août 2018


Favoris (Veuillez vous connecter)

Sainte Barbe 2018 - Autour du Louvre-Lens : élaboration d’un scénario événementiel, d’un plan de communication pré-opérationnel et réalisation d’un événementiel.

CAHIER DES CHARGES

I/ CONTEXTE ET ACTEURS

a) Contexte
Le territoire de l’agglomération de Lens-Liévin, situé dans le département du Pas-de-Calais et de la Région des Hauts-de-France, a été particulièrement marqué par près de 3 siècles d’exploitation minière. Le dernier puits de mine a fermé à Oignies à la fin des années 1980. Alors que certains veulent faire table rase du passé, les acteurs du territoire se mobilisent pour sauvegarder ce patrimoine, engager une vaste transformation urbaine et paysagère et obtenir l’inscription du bassin minier au patrimoine mondial de L’UNESCO. Dans le même temps, l’agglomération de Lens-Liévin se positionne pour accueillir le Louvre sur un ancien carreau de mine et en faire un levier pour le développement territorial.
5 ans après l’ouverture du Louvre-Lens et l’inscription du Bassin minier au patrimoine mondial de l’UNESCO, l’image du territoire a évolué et permis l’émergence d’une économie touristique (20 millions d’euros par an de retombées régionales). En 2015, le ministère des affaires étrangères et la DGE soutiennent la démarche d’innovation et de créativité de ALL – Autour du Louvre-Lens en lui octroyant un contrat de destination touristique ; une destination qui incarne et impulse une nouvelle forme de tourisme culturel fondé sur l’humain, l’expérience et la créativité. Le périmètre concerné par cette opération est au cœur de cette destination (cf. II/Objectifs - Lieux).
En 2018, le ministère de l’Europe et des Affaires Etrangères renouvelle sa confiance en prolongeant le contrat de destination de 3 ans. Soutenu par le Département du Pas-de-Calais et porté par la Mission Louvre-Lens de Pas-de-Calais Tourisme, il s’appuie sur les leviers que sont le Louvre-Lens et l’UNESCO pour conforter une stratégie d’attractivité par l’événementiel.
Le Louvre-Lens s’affirme désormais comme une étape culturelle incontournable au nord de Paris et l’implantation progressive d’infrastructures d’accueil et d’hébergement permettent aujourd’hui d’envisager le territoire comme une destination touristique.
L’attractivité du territoire pour des clientèles européennes dans le cadre de courts séjours culturel et événementiel est à présent au coeur des stratégies marketing portées par la Mission Louvre-Lens de Pas-de-Calais Tourisme et l’office du tourisme de Lens-Liévin.
En octobre 2017, le colloque « Land of Inspiration, événementiel et attractivité territoriale » à l’initiative la Mission Louvre-Lens de Pas-de-Calais Tourisme a permis de sensibiliser les acteurs du territoire à l’importance d’une stratégie événementielle au sein d’une politique d’attractivité touristique et territoriale. Les acteurs présents se sont positionnés en faveur d’un événement qui soit à la fois ancré et fédérateur, porteur des valeurs du territoire (convivialité, simplicité, solidarité) qui symbolise le renouveau engagé et génère des retombées médiatiques et économiques sur le territoire .
La Mission Louvre-Lens de Pas-de-Calais Tourisme porte cette consultation avec et pour le compte des partenaires mentionnés ci-après.

b) Les partenaires
• La Mission Louvre-Lens de Pas-de-Calais Tourisme (MLLT) : créée fin 2010 à l’initiative du Département du Pas-de-Calais et avec le soutien de la DIRECCTE. Elle est portée par PAS-DE-CALAIS TOURISME. Mission d’ingénierie, son objectif est de créer une nouvelle destination touristique culturelle et événementielle internationale liée à l’arrivée du Louvre-Lens et à l’inscription au patrimoine mondial de l’UNESCO du bassin minier.
• Le Conseil Départemental du Pas-de-Calais
• La Communauté d’agglomération de Lens-Liévin (CALL)
• L’office de tourisme de Lens-Liévin : office de tourisme communautaire, il est au cœur de la destination touristique Autour du Louvre-Lens
• La Ville de Liévin

c) Objet de la mission
Fort de ces éléments, l’office du tourisme de l’agglomération de Lens-Liévin et la Mission Louvre-Lens Tourisme ont souhaité réfléchir avec les acteurs du territoire autour de l’organisation d’un temps fort événementiel entre le 30 novembre et le 4 décembre prenant appui sur la tradition minière de célébration de la Sainte Barbe, sainte patronne des mineurs, mais aussi des sapeurs pompiers, des artificiers et des métiers liés au feu (cf. notice en annexe) et sur la date anniversaire de l’implantation du Louvre à Lens, symbole du renouveau du territoire.
Malgré l’arrêt de l’exploitation minière, la tradition de la Sainte Barbe reste aujourd’hui très vivace dans plusieurs villes de l’agglomération et tout particulièrement dans la ville de Liévin qui organise à cette occasion chaque année une journée de célébration autour des dimensions festive, mémorielle et artistique, avec des collectifs d’habitants, d’anciens mineurs et d’associations.

II / OBJECTIFS

L’objet de la présente consultation est de concevoir et de promouvoir un scénario événementiel sur la période prioritaire du 30 novembre au 4 décembre 2018 (mais qui pourra trouver des propositions en amont et en aval de ces dates) qui, tout en prenant appui sur la tradition locale, contribue à installer une image de destination artistique, culturelle et touristique innovante, créative et contemporaine. Cette programmation événementielle devra avoir une dimension fédératrice, une approche coopérative et festive, favoriser l’implication des habitants, fédérer et susciter des initiatives, renforcer la qualité d’expérience des visiteurs comme des touristes et permettre des retombées économiques (HCR) et médiatiques.
Constituée d’événements portés par des acteurs locaux, d’installations et de parcours urbains ainsi que d’un grand événementiel populaire à définir, cette opération s’inscrit dans une stratégie à moyen et long terme de montée en puissance d’un événementiel ancré, différenciant et qui devra trouver sa place à l’échelle régionale, nationale et internationale.
En amont des cérémonies traditionnelles de célébration de la Sainte Barbe, le scénario proposé devra faire émerger un grand événement populaire participatif, réinterprétant de manière résolument contemporaine et innovante les valeurs du territoire et les symboles de la Sainte Barbe. Le scénario proposera tout à la fois de jouer avec le feu, d’entretenir la flamme et de valoriser la chaleur humaine propre au territoire.
Des premiers événements (cf. annexe programmation) ont déjà été imaginés par les acteurs locaux et constituent une base qu’il convient d’intégrer et de lier avec le scénario imaginé, de compléter par un ou des temps forts, des installations urbaines et toutes autres propositions. L’accompagnement des acteurs locaux est un point important, il se fera dans le respect des hommes et des propositions dont ils sont porteurs.
Le scénario imaginé favorisera les flux entre la ville de Liévin, la ville de Lens, la ville de Loos-en-Gohelle et le Louvre-Lens et veillera à être adapté à toutes les conditions météorologiques.
Une attention particulière sera accordée au respect des normes de sécurité en vigueur pour la faisabilité de l’événement.
PUBLICS CIBLES
Public familial de l’agglomération de Lens-Liévin et du Pas-de-Calais
Public amateur d’événementiels festifs et culturels au sein du Pas-de-Calais, des Hauts-de-France, de l’Ile-de-France et de l’Eurorégion
Visiteurs du Louvre-Lens
DATES
Du vendredi 30 novembre au mardi 4 décembre 2018 (date de la Sainte Barbe) sans exclure des propositions annexes et mitoyennes à cette période.
LIEUX
Périmètre du Louvre-Lens
Liévin Centre et Quartier de Saint-Amé
Stade Bollaert-Delelis Lens
Base 11-19 Loos-en-Gohelle

III/ NATURE DE LA MISSION

La mission est phasée en deux tranches, une première tranche ferme et une deuxième tranche optionnelle :

Livrables tranche 1 ferme : Ecriture d’un scénario événementiel pré-opérationnel détaillé et consolidation de la programmation en place
• Benchmark international des événements liés à la Sainte Barbe
• Présentations des scénarii aux comités techniques et de pilotage
• Elaboration du concept de communication
• Elaboration du plan de communication interne (acteurs, partenaires, appui à la recherche de financements) et externe (promotion de l’événementiel sur les cibles déterminées)
• Evaluation budgétaire du scénario retenu
• Propositions de critères d’évaluation et d’impacts
• Elaboration du cahier des charges de la tranche 2

Livrables tranche 2 optionnelle : Mise en oeuvre et déploiement de l’événementiel
La mise en oeuvre du scénario, l’organisation et la coordination de temps forts, la coordination des éléments de sécurité, la préparation des comités techniques et de pilotage, la mise en oeuvre du plan de communication, la coordination des acteurs, des bénévoles, des associations et des prestataires retenus.
Cette tranche est subordonnée à la validation du scénario par le comité de pilotage et à l’obtention de subventions dédiées.

IV/ BUDGET

Le budget de la tranche 1 ne pourra excéder 40.000 euros TTC.
Le budget de la tranche 2, conditionné à l’obtention de financements, pourrait s’élever à 210.000 euros TTC maximum.

V/ ÉCHÉANCIER ET RENDU DES ÉLÉMENTS DE RÉPONSE

Les propositions devront être envoyées par mail à l’adresse louvrelenstourisme@gmail.com avant le 31 août 2018 à 12h00
Planning prévisionnel
Lancement de la consultation - mise en ligne : 30 juillet 2018
Audition des candidats retenus (date provisoire) : 4 septembre 2018
Choix de l’agence (date provisoire) : 14 septembre 2018
Contenu de la réponse
• Un dossier de présentation détaillé du projet reprenant la méthodologie, les moyens techniques et humains dédiés au projet, le parti pris artistique, le calendrier
• Un dossier reprenant les concepts et choix concernant l’élaboration de la communication et du plan de communication
• Un dossier reprenant l’économie globale et détaillée du scénario présenté et de la communication, poste par poste
• Une grille d’évaluation et d’impacts de l’événement
• Le cahier des charges de la tranche 2
• Une présentation des références de l’agence en matière de communication, de mobilisation des acteurs et d’organisation d’événements
• L’équipe en charge de l’opération et l’engagement RSE de l’agence
• Devis détaillé poste par poste (artistique, technique, sécuritaire, convivialité, bénévoles., communication...) - décomposition globale des prix forfaitaires.
Les candidats auront la possibilité de présenter plusieurs propositions ou à “tiroir” sous les formes qu’il auront déterminé.
Visite obligatoire
Sauf circonstances exceptionnelles, une visite du territoire devra être effectuée en présence de la Mission Louvre-Lens Tourisme et de l’Office de Tourisme à l’une des dates suivantes :
• Jeudi 23 août matin
• Jeudi 23 août après-midi
• Vendredi 24 août matin
Un certificat de visite sera remis à l’issue, qui devra être rendu avec le dossier de candidature.
Pour organiser la visite, se rapprocher de Mme Justine Binot (coordonnées ci-dessous).
Critères de sélection
Les critères de jugement des propositions sont les suivants :
• Prix : 40%
• Qualité de la proposition : 40%
• Références : 20%
Les candidats peuvent recourir à de la sous-traitance, sous réserve de l’acceptation du ou des sous-traitants par la Mission Louvre-Lens de Pas-de-Calais Tourisme. A cet effet les candidats devront indiquer la nature des prestations dont la sous-traitance est prévue, ainsi que le nom, la raison sociale et l’adresse du ou des sous-traitants.
La proposition devra être avalisée par le comité de pilotage, un comité technique restreint (composé entre autres des partenaires mentionnés page 2) et un comité technique élargi à d’autres partenaires du territoire.
Contacts référents :
- Norbert Crozier, chef de projet Mission Louvre-Lens Tourisme - 07 86 95 46 42 - norbertcrozier@pas-de-calais.com
- Sophie Wilhelm, directrice de l’Office de Tourisme de Lens-Liévin - 06 16 25 90 61 sophie.wilhelm@tourisme-lenslievin.fr
Pour plus d’informations :
Justine Binot, chargée de projets Mission Louvre-Lens Tourisme - 06 83 15 62 99 - justinebinot@pas-de-calais.com

Pièces jointes (sur demande) :
- La tradition de la Sainte Barbe
- La programmation connue sur le week-end
- Les actes du colloque Land of Inspiration
- Le mode d’emploi du contrat de destination ALL “Autour du Louvre-Lens”
- Le carnet de valeurs ALL
- Les chiffres clés des clientèles du Louvre-Lens et de la destination Autour du Louvre-Lens.

Informations de publication
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Du 30 juillet 2018 au 31 août 2018

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Prestations d'animation

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