[ANNONCE ARCHIVÉE]



Informations de publication
Source
Annonce publiée sur Marchés-Espaces.com

Publication sur Marchés-Espaces
Du 12 mars 2019 au 15 avril 2019

Référence sur Marchés-Espaces
6940

Synthèse de l'annonce
Annonceur
Ordre des avocats de Paris

Département
Paris

Domaine d'activité
Transport, déplacements

Type de mission
Prestations de loisirs, séjours et/ou de voyages

Date limite de réponse
15 avril 2019


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Appel à concurrence en vue de sélectionner le prestataire en charge des déplacements internationaux de l’Ordre des avocats de Paris

CAHIER DES CHARGES

PRÉAMBULE :
L’Ordre des avocats à la Cour de Paris compte 28 145 avocats au 1er janvier de l’année 2019.
Le Conseil de l’Ordre des avocats à la Cour de Paris est composé de quarante-deux avocats élus par leurs pairs. Présidé par le Bâtonnier, il est l'organe délibérant, législatif et disciplinaire de l’Ordre. Le Conseil de l'Ordre, sous l'impulsion du Bâtonnier, prend en charge les affaires qui concernent la profession d'avocat, son organisation, son avenir, mais aussi la justice et son administration, la sauvegarde des droits de l'homme et le respect des libertés fondamentales.
Les membres de l’Ordre des avocats à la Cour de Paris ont vocation à se déplacer pour assurer les fonctions de représentation du barreau, dans le cadre de cérémonies et de diverses manifestations organisées dans des pays étrangers ou sur le territoire national, et à l’occasion de projets internationaux qu’il met en œuvre.
A l’occasion de ces événements, l’Ordre va à la rencontre des personnalités du monde juridique et judiciaire, avocats, professionnels du droit mais aussi acteurs de la société civile et du monde économique.
Les déplacements de l’Ordre se doivent de véhiculer une image institutionnelle et moderne.

1. OBJECTIF DU CAHIER DES CHARGES
L’objectif du présent cahier des charges est de :
- Permettre la sélection d’une agence en mesure de prendre en charge la gestion des voyages professionnels de l’Ordre, en proposant une prestation conforme à la volonté de l’Ordre, au prix le plus avantageux ;
- Fixer les critères de la prestation attendue.

2. DESTINATIONS CONCERNÉES
L’Ordre des avocats du Barreau de Paris se déplace vers de nombreuses destinations :
- A l’international ;
- En Europe ;
- En France.

3. MISSIONS DU PRESTATAIRE
Les missions du prestataire seront décrites en trois points afin que les besoins de l’Ordre soient satisfaits au mieux, tout en précisant que les prestations prévues sous le 3.3 ne sont pas obligatoires pour que le postulant soit retenu (option).
3.1. L’hôtelier : la prestation attendue
Les prestations souhaitées sont les suivantes :
- Mission de conseil s’agissant de la qualité de l’hôtel et de son emplacement (eu égard au lieu de déroulement de l’événement) dans le respect du plafond budgétaire fixé par l’Ordre ;
- Mission de réservation de chambres d’hôtels et des petits déjeuners par le biais d’une liste adressée à l’Ordre, ce dernier faisant le choix final ;
- Offre au coût le plus avantageux pour l’Ordre et flexibilité ;
L’Ordre attire l’attention du postulant sur un point complémentaire. Ce dernier devra indiquer sur le prix de la réservation, soumise à la validation de l’Ordre, le pourcentage et le montant représenté par chaque poste de dépense (chambre d’hôtel, petit-déjeuner, taxe de séjour, etc.), dans un souci de transparence.
3.2. L’aérien : la prestation attendue
Les prestations souhaitées sont les suivantes :
- Mission de conseil, afin de proposer les vols les plus économiques et les plus pratiques pour l’Ordre en envisageant les différentes compagnies, options tarifaires (light, standard et flex pour prendre l’exemple d’Air France en classe économique) et échelles de confort ;
- Mission de réservation de vols ;
- Offre au coût le plus avantageux pour l’Ordre ;
- Proposer des prestations flexibles ; (annulation, modification etc…)
- Proposer un service d’urgence disponible 24h/24 – 7j/7 pour d’éventuels changements de billets, pour un nombre limité de personnes, à savoir le Bâtonnier, le Vice-Bâtonnier.
3.3. Des prestations annexes (option)
Les prestations annexes souhaitées sont les suivantes :
- Mission de production et de gestion des visas ;
- Mission de gestion s’agissant des transferts ;
Sur ces deux points, le postulant indiquera si ces missions sont intégrées à l’offre et directement gérées par le postulant, ou si leur réalisation se fait par le biais d’agences extérieures.
Le postulant est par ailleurs libre de proposer des prestations supplémentaires, n’étant pas envisagées dans le présent appel à concurrence, qui pourraient répondre aux besoins de l’Ordre.

4. OBLIGATIONS DU PRESTATAIRE
Les obligations du prestataire s’articulent autour de deux thèmes.
4.1. Les caractéristiques du prestataire
Les attentes de l’Ordre sont les suivantes :
- Dialogue avec un seul interlocuteur désigné par le prestataire ;
- Respect par le prestataire d’un certain nombre de règles impératives qui ont vocation à être précisées ultérieurement (exemple : obligation de respecter une facturation maximale pour une nuitée d’hôtel) ;
- Obligation de respecter d’éventuels accords tiers conclus directement par le client avec des entreprises (exemple : Air France), et les intégrer dans les propositions ;
- Obligation de respecter et de proposer les tarifs préférentiels d’un hôtel partenaire d’un événement auquel assiste l’Ordre ;
- Existence d’une plateforme dématérialisée répertoriant l’ensemble des documents nécessaires au voyage, permettant de stocker des documents, etc. ;
- Réactivité, flexibilité et adaptation du prestataire ;
4.2. La facturation par le prestataire
Les attentes de l’Ordre sont les suivantes :
- Obligation de proposer un prix préférentiel par rapport à la demande, étant précisé que l’Ordre est ouvert au low-cost dans certains cas de figure ;
- Politique tarifaire transparente (indication en forfait ou pourcentage des marges réalisées par le prestataire, connaître la décote pratiquée) ;
- S’adapter aux modalités de facturation souhaitées par l’Ordre (libellés différents des factures selon le service demandeur) ;
- Accès à un espace client en temps réel détaillant les prestations en cours et réalisées ainsi que le coût total de ces prestations ;
- Plateforme dématérialisée permettant d’accéder à l’historique des prestations effectuées ;
- Possibilité de transmission automatisée et dématérialisée de données comptables, financières au service comptabilité de l’Ordre.

5. OFFRE DES POSTULANTS
Dans sa réponse à cet appel à concurrence, le postulant devra aborder les points suivants :
• Description détaillée du postulant ;
• Description de la façon dont l’agence pourra répondre à ses obligations avec les moyens qui seront mis en œuvre à cette fin et le temps consacré ;
• Politique tarifaire détaillée.

6. PROCÉDURE
- Confidentialité :
Chaque postulant s’engage à respecter une confidentialité absolue concernant le présent cahier des charges et le contenu des offres remises et d’une façon générale concernant toute information qui lui serait communiquée à tout moment du déroulement du présent appel à la concurrence.
L’Ordre des avocats se réserve la possibilité d’écarter, à tout moment, toute offre remise par un postulant qui manquerait au respect de l’obligation de confidentialité.
L’Ordre des avocats se réserve la possibilité d’interrompre le processus d’appel à la concurrence, à tout moment, sans que le postulant ne puisse prétendre à indemnités.
L’Ordre des avocats se réserve également la possibilité, à tout moment, de modifier tout ou partie du présent appel à concurrence, et notamment de faire évoluer le contenu, et ce sans que le postulant ne puisse prétendre à indemnités.
- Dispositions diverses :
La sélection d’un postulant par l’Ordre des avocats n’emportera pas automatiquement acceptation par le Bâtonnier de Paris de l’ensemble des termes de l’offre remise par le prestataire retenu. Ladite offre devra faire l’objet d’une formalisation sous la forme d’un contrat.
L’Ordre des avocats se réserve le droit de modifier le contenu et le calendrier de cet appel à concurrence, à tout moment, ainsi que d’en suspendre ou d’en arrêter le déroulement ou de le déclarer infructueux.
Les postulants participent à cet appel à concurrence à leurs frais et à leurs risques et périls et ne peuvent prétendre à aucune indemnisation en cas d’interruption de procédure, en cas d’appel à candidatures infructueux ou dans l’hypothèse où leur candidature ne serait pas retenue.
Cet appel à concurrence répond à un souci de transparence lié aux modalités de financement de l’Ordre des avocats.
La sélection et le référencement des postulants au titre d’un appel à concurrence ne constituent pas une relation établie avec l’Ordre des avocats, même si ces prestataires sont retenus plusieurs fois au titre d’appel à concurrence consécutifs.

7. MODALITÉS DE RÉPONSE
Les propositions des candidats devront être adressées à l’Ordre des avocats avant le 15 avril 2019. Elles devront parvenir par courriel à Monsieur Christian Brugerolle, conseiller du Bâtonnier et chef du service des relations internationales (cbrugerolle@avocatparis.org / indiquer en objet : Réponse appel à concurrence prestataires déplacements internationaux).
L’offre remise devra comporter une présentation générale du postulant, qui s’engage à remettre tous les documents permettant de connaître et d’apprécier la qualité de sa prestation, sa fiabilité et ses spécificités. Il est notamment demandé de transmettre tous les documents administratifs qu’il juge utile pour expliciter sa démarche, sa méthodologie, recommandations.
Dans le cas où la rédaction du dossier de candidature présenterait une difficulté d’interprétation, une demande de précisions pourra être adressée par écrit au candidat, qui disposera alors d’un délai de réponse de 10 jours.
Les postulants retenus se verront proposer un rendez-vous pour une présentation orale du dossier devant le comité de sélection composé de :
Pour le pôle international
- Monsieur Stéphane de Navacelle, secrétaire de la commission internationale de l’Ordre
- Monsieur Christian Brugerolle, conseiller du Bâtonnier, chef du service des relations internationales
Pour le pôle financier
- Monsieur Antoine Chatain, secrétaire de la commission des finances de l’Ordre
- Monsieur Ludovic Blanc, directeur du contrôle de gestion et des comptabilités
Le comité de sélection se réserve la possibilité d’une audition plus large avant de prendre une décision finale.
La décision finale sera prise avant le 15 juin 2019.
Pour tout renseignement complémentaire concernant les prestations attendues, contacter Monsieur Christian Brugerolle, conseiller du Bâtonnier et chef du service des relations internationales (cbrugerolle@avocatparis.org / indiquer en objet : Précisions appel à concurrence prestataires déplacements internationaux).

ORGANISME ACHETEUR
Ordre des avocats de Paris
11 place Dauphine
75053 Paris cedex 01

Informations de publication
Source
Annonce publiée sur Marchés-Espaces.com

Publication sur Marchés-Espaces
Du 12 mars 2019 au 15 avril 2019

Référence sur Marchés-Espaces
6940

Synthèse de l'annonce
Annonceur
Ordre des avocats de Paris

Département
Paris

Domaine d'activité
Transport, déplacements

Type de mission
Prestations de loisirs, séjours et/ou de voyages

Date limite de réponse
15 avril 2019


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