Objet de la procédure de sélection préalable
La présente consultation concerne la sélection d’un opérateur économique, pour la conclusion d’un bail emphytéotique par lequel la Commune d’Ayen met à sa disposition le village de vacances « Les Chaumonts », défini à l’article ci-dessous, en vue de la réalisation d’un projet de rénovation du village de vacances puis sa gestion et son exploitation, sur une durée longue.
Le projet proposé par le candidat devra être conforme à l’usage d’hébergements : les candidats doivent proposer un concept global (hébergement, restauration, services, ...) sur le site « les Chaumonts ».
Il pourra s'agir d'un projet de réhabilitation, en partie ou en totalité, du village de vacances existant ou de la construction d'un nouveau complexe d'hébergement. Ce projet devra aboutir à la création d'un projet de niveau minimum 3 étoiles.
Présentation du site et du projet
La commune d’AYEN est propriétaire d’un village de vacances « Les Chaumonts ».
Le site est implanté sur un parcellaire d’une surface totale de 8,36 hectares, situé en retrait du village, à environ 1 kilomètre, sur les hauteurs de la commune.
Cette emprise foncière relève du domaine privé de la commune.
L’opération est située dans son ensemble dans la zone Ut du PLU (en cours d’élaboration)
Ce projet est porté par la commune d’Ayen, représentée par son Maire Mme Hélène Lacroix. La commune est pleinement propriétaire des espaces et des infrastructures concernées qui relèvent de son domaine privé.
Situation de la Commune d’Ayen
Cf Docs Joints Cahier des charges, Etude Protourisme et carte communale
Présentation et situation du site
Cf Docs Joints Cahier des charges, Etude Protourisme et carte communale
Objectifs du projet
Cf Docs Joints Cahier des charges, Etude Protourisme et carte communale
Présentation du contrat et des missions du titulaire du bail emphytéotique
Objet du bail emphytéotique
La Commune souhaite conclure un bail emphytéotique, en application des articles L. 451-1 et suivants du code rural et de la pêche maritime.
La Commune mettra à disposition du titulaire le site Les Chaumonts, défini à l’article précédent (cf. doc joint Cahier des charges), afin que celui-ci y exerce une activité d’hébergements.
Le titulaire du bail doit assurer les missions suivantes :
- La conception, le financement et la réalisation des travaux de rénovation du village de vacances,
- La fourniture et la pose des équipements et des mobiliers nécessaires à son activité d’hébergements,
- La gestion et l’exploitation de son activité d’hébergements du village de vacances,
- L’entretien-maintenance des bâtiments.
Les candidats définiront, dans leur offre, les caractéristiques principales du projet de bail emphytéotique qu’ils envisagent, dans le respect des dispositions des articles L. 451-1 et suivant du Code rural et de la pêche maritime. La Commune et l’opérateur ou le groupement d’opérateurs retenu rédigeront, d’un commun accord, le bail emphytéotique.
Durée du contrat
Le bail emphytéotique entrera en vigueur à compter de sa notification à son titulaire.
La durée du bail sera au minimum de 18 ans, conformément à l’article L. 451-1 du Code rural et de la pêche maritime.
La durée du contrat sera proposée par le candidat. Elle sera au minimum de 18 ans.
La commune souhaite l’ouverture des activités d’hébergement, dans un délai n’excédant pas 24 mois après la notification du bail.
Contenu du Dossier à la disposition des candidats
Le dossier remis aux candidats comprend les documents suivants :
- Le présent cahier des charges
- Annexes :
- Présentation de la commune d'Ayen
- 1 Synthèse de l'étude faite par le cabinet PROTOURISME
- Carte communale en application (un Plan Local d'urbanisme est en cours de validation, la zone du Village de Vacances sera en zone UT : site d'activités touristiques).
- Photos du site
Faculté de modifier le dossier de consultation
La Commune se réserve la faculté de modifier et/ou de compléter le présent dossier, par envoi d’un message aux candidats, au plus tard 15 jours calendaires avant la date limite de remise des offres.
Questions des candidats
Les candidats sont autorisés à demander tous renseignements d’ordre administratif et technique à la Commune relatifs à la consultation.
Leurs questions devront être adressées par écrit, avec accusé de réception, au plus tard 10 jours calendaires avant la date limite de remise des offres sur le site https://www.tourisme-espaces.com/.
Afin de respecter le principe d’égalité entre les opérateurs et sauf si la question posée et la réponse qui lui est apportée sont susceptibles de renseigner les concurrents sur le contenu des propositions de l’auteur de la question, les questions des candidats et les réponses de la Commune aux questions posées seront adressées, sur https://www.tourisme-espaces.com/, à l’ensemble des candidats. Aucun accusé réception ne sera demandé. Le nom de l’auteur de la question restera toutefois confidentiel.
Visite du site
Les candidats peuvent visiter le site dans le cadre de l’élaboration de leur(s) offre(s)sur simple demande de rendez-vous au 05 55 25 10 22.
Ils sont réputés connaître le site et l’avoir visité.
La visite est obligatoire.
En conséquence, aucune réclamation ou demande d’indemnisation ultérieure ne pourra être formée sur le fondement d’une méconnaissance alléguée des lieux et de ses contraintes techniques.
Contenu du dossier de candidature et d’offre des candidats
Chaque candidat doit remettre un dossier, composé d’un volet candidature et d’un volet offre, comprenant les documents suivants :
- Un courrier motivé adressé à Madame Le Maire indiquant le souhait de candidater ;
- Le dossier de candidature :
- Présentation de l’opérateur ou du groupement d’opérateurs
- Les 3 derniers bilans de la société
- Les références du candidat;
- Un extrait K bis de moins de trois mois ou le cas échéant, une présentation de la future structure à créer
- le dossier d’offre
- le projet global du village vacances, puis détaillé dans chacun des documents suivants :
- le concept décliné autour de services proposés aux différentes clientèles visées,
- le détail de la constitution envisagée des équipes (formations, qualifications…),
- les jours et horaires d’ouverture prévisionnels,
- un extrait des prestations proposées et des activités projetées...
- un budget prévisionnel,
- une proposition d’investissement financier,
- les caractéristiques principales du futur bail emphytéotique (objet, durée, droit et obligations des parties, régime financier, sort des biens en fin de bail, etc..)
- Tous documents jugés utile à la candidature et à l’offre.
Modalités de remise des dossiers par les candidats
Les dossiers d’offres doivent parvenir au plus tard le : 30/01/2021 à 12h00
A l’adresse suivante : Mairie d’Ayen 28 rue des écoles 19310 AYEN
Les candidatures et les offres seront entièrement rédigées en langue française et en Euro.
Il est rappelé aux candidats de remettre impérativement les documents selon les formats modifiables suivants : Word (.doc) pour les textes, Excel (.xls) pour les tableaux (avec équations et formules de calcul apparentes), .DWG pour les plans et élévations et éventuellement MS Project pour les plannings. Les candidats remettront également une version au format imprimable PDF de l’ensemble des documents remis.
Critères de sélection
Sélection des candidatures
Au vu des éléments produits au titre de la candidature, tel qu’exposé à l’article précédent, seront éliminés les candidats qui n’auront pas fourni les pièces exigées ou ne disposant pas des capacités professionnelles, techniques ou financières pour exécuter le bail.
Les candidatures incomplètes, ne comprenant pas tous les documents exigés, seront déclarées recevables, sous réserve d’une régularisation par l’envoi des pièces manquantes, à la demande par la Commune.
Jugement des offres
La commune d’AYEN choisira librement l’opérateur en fonction des offres reçues au vu notamment des critères suivants, non pondérés et non hiérarchisés :
1. Prise en compte du programme développé, démontrant la compréhension des enjeux du site,
2. Qualité d’insertion architecturale, paysagère du projet et portant sur la qualité des espaces privés et partagés,
3. Qualité de l’approche environnementale énergétique, choix de matériaux et de conception ; engagement à obtenir une éco-labellisation du site
Précisez la nature du label envisagé et le délai pour obtenir ce label
4. Durée d'ouverture du site (annuelle) – Minimum 6 mois
5. Intégration du site dans le tissu local
a. Social : estimation du nombre d'emplois à temps plein et à temps partiel et du % d'employés de la commune d'Ayen et de ses proches environs
b. Économique : approvisionnement du site par au moins 60% des commerçants et artisans du territoire
c. Touristique : développement d'animations/visites/randonnées pour permettre la découverte du patrimoine matériel et immatériel du territoire : visite à la ferme, randonnées thématiques, rencontre avec des artisans/producteurs de produits du terroir...
Autres renseignements
Confidentialité des offres
La Commune s'engage à une réserve morale et à une discrétion totale concernant les documents ou informations qui lui seront remis par les candidats.
Délai de validité des offres
Le délai de validité des offres est de 180 jours à compter de la date limite fixée en page de garde du présent règlement de consultation
Suite donnée aux offres
Si aucune offre n’est remise ou jugée satisfaisante, la procédure sera déclarée infructueuse.
L’Autorité concédante informe les candidats qu’elle se réserve le droit de mettre fin à la consultation pour tout motif d’intérêt général. Dans cette éventualité, aucune indemnisation ne pourra être allouée aux candidats.
L’Autorité concédante se réserve, en tout état de cause, la possibilité de ne pas attribuer le contrat. Dans cette hypothèse, elle en informera les candidats par lettre recommandée avec accusé de réception.
Primes
Aucune indemnisation ne sera due au titre des études et prestations effectuées par les candidats, que ce soit pour la remise des offres ou dans le cadre de la négociation ultérieure de ces offres.
Recours
Tout recours devra être introduit devant le Tribunal administratif de Limoges.
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