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CDI / Haute-Savoie / @@LesPensieres

1. DESCRIPTIF GENERAL DE LA FONCTION
Cet emploi s'exerce à la réception ou au « desk », en contact avec la clientèle et en relation avec les différents services du centre de conférences (organisation des conférences, restauration, housekeeping, services généraux, direction). Cette fonction consiste à assurer tout au long de l’année le service d’accueil des participants aux cours et conférences qui se tiennent aux Pensières.
2. LE CENTRE DE CONFERENCES DES PENSIERES
Propriété de la Fondation Mérieux, le Centre des Pensières a été conçu pour favoriser les échanges et le partage de connaissances pour faire avancer la santé dans le monde.
Le Centre accueille ainsi chaque année plus de 5000 acteurs de santé de tous les pays et de toutes les disciplines lors de formations et de conférences de pointe dans un cadre privilégié unique, propice aux échanges et à la réflexion.
Il est ouvert à toutes les organisations dans la santé ou d’intérêt général, associations et institutions qui partagent ses valeurs.
Le Centre est organisé autour de 5 services, qui travaillent en étroite collaboration :
1. Accueil/Réception regroupant tous les services liés à l’accueil des clients à leur arrivée : préparation des rooming lists, gestion des arrivées et des départs, accompagnement des clients, mise en place quotidienne des salles de conférences, gestion des taxis et autres demandes spécifiques des clients.
2. Organisation des Conférences regroupant tous les services liés à la gestion de la clientèle en amont et l’organisation d’un événement aux Pensières (gestion des plannings, réservations des salles et autres services associés, préparation de devis et facturation).
3. Restauration regroupant tous les services liés à la restauration, de la préparation des repas au service en salle (petits déjeuners, pauses, déjeuners et dîners) en complément de l’activité Conférences.
4. Housekeeping en charge de la propreté et l’entretien des 59 chambres et tous les espaces du Centre de conférences.
5. Services Généraux en charge de la régie des salles de conférences & des prestations audio-visuelles ainsi que de la maintenance et de la surveillance du Centre.
3. PRINCIPALES RESPONSABILITES DU POSTE :
1er contact à l’arrivée aux Pensières, le service Accueil/Réception est essentiel pour accueillir nos clients dans l’esprit et les valeurs du Centre et de la Fondation Mérieux : professionnalisme, sérieux, disponibilité, amabilité et bonne humeur. Ce service accueille également les prestataires extérieurs, fournisseurs et intérimaires.
Le 1er de Réception sera en charge des activités suivantes :
▪ Accueillir les clients et répondre à leurs attentes pendant leur séjour.
▪ Accompagner les clients en chambre à leur arrivée.
▪ Informer les clients des règles de fonctionnement des Pensières et assurer le bon déroulement de leur séjour.
▪ Organiser le service des taxis et des transports en bus.
▪ Effectuer le passage des consignes en début et fin de service.
▪ Etablir les factures individuelles liées aux frais de séjour, contrôler les moyens de paiement et effectuer l’encaissement. Gèrer sa caisse selon les procédures établies.
▪ Organiser les réservations externes des clients sur demande (restaurant, taxis …)
▪ Aider les clients à gérer leurs changements de billets de train ou d’avion.
▪ Superviser et coordonner avec les autres services les activités du personnel de la réception dans un souci constant de servir au mieux le client.
▪ Actualiser le planning d’occupation des chambres, à partir du planning des réservations, en tenant compte de la qualité des personnalités reçues aux Pensières.
▪ Utiliser et maitriser les outils informatiques comme le logiciel de gestion CEGID (réservation, rooming-list facturation) et la base de données des évènements.
▪ Participer activement à la mise en place et au rangement des salles de conférences.
▪ Veiller à l’entretien impeccable et au bon fonctionnement du site, en collaboration avec les autres services (housekeeping, services généraux, gardiens).
Le 1er de Réception sera également amené à :
▪ Effectuer la préparation et le service de certains petits déjeuners et du service de table des arrivées tardives.
▪ Veiller à la sécurité des biens et des personnes.
▪ Utiliser les systèmes d’exploitation informatiques et de surveillance, en s’assurant de leur bon fonctionnement.
▪ Participer, en cas d’absence du gardien, à la garde des chiens, leurs soins et leur alimentation.

Diplôme : Bac +2 dans les métiers de l’accueil, de la réception, du tourisme ou de l’évènementiel.
• Expérience et professionnalisme en Hôtellerie exigés.
• Maîtrise parfaite de l’anglais et du français – Une autre langue serait un plus.
• Savoir-être, bonne éducation, tenue et présentation impeccable, maîtrise du protocole.
• Sens de l’accueil et du relationnel, esprit d’équipe et solidarité avec ses collègues.
• Rigueur et solides capacités d’organisation et capacité d’encadrement managérial de l’équipe de Réception. Sens du détail et perfectionniste.
• Forte capacité d’adaptation et détermination à mener à bien les missions. Polyvalence et réactivité.
• Sensibilité, compréhension et connaissances de structures internationales.
• Suivi et mise en place de toutes les procédures existantes et nécessaires au contrôle et au bon fonctionnement des activités.
• Savoir transmettre et former, notamment en raison de la forte présence de stagiaires et apprentis au sein des Pensières, lieu d’échange et de formation.