Communication de la destination touristique Occitanie Sud de France

Pouvoir adjudicateur :
Comité Régional Du Tourisme et des Loisirs d’Occitanie (siège social)
64 rue Alcyone
CS 79507
34960 MONTPELLIER Cedex 2

Allotissement du marché :
- Lot 1 : Conseil et mise en œuvre de la stratégie de communication globale
- Lot 2 : Prestations Régie Publicitaire On et Off-line
- Lot 3 : Production de contenus

Procédure formalisée avec négociation en application des articles L. 2124-3, et de R. 2161-12 à R. 2161-20 du Code de la commande publique
Dossier de consultation dématérialisé sur la plateforme : http://tourisme-occitanie.e-marchespublics.com

Date de publication : 8 novembre 2021
Date de remise des offres : 3 décembre 2021 à 12 heures

Vous retrouverez le règlement de consultation et le cahier des charges complet en annexe.

1. Objet de la consultation
La présente consultation a pour objet « La communication de la destination Occitanie Sud de France ».

2. Présentation du pouvoir adjudicateur et de ses missions
Le Comité Régional du Tourisme et des Loisirs Occitanie est l’organisme mandaté par le Conseil Régional d’Occitanie pour favoriser le développement de l’économie touristique régionale. Il travaille en concertation avec l’ensemble des acteurs du tourisme, publics et privés, dans le cadre du Schéma Régional de Développement du Tourisme et des Loisirs. Dans une approche qui privilégie le partenariat et l’innovation, le CRTL est l’organisme fédérateur chargé de :
- Positionner l'Occitanie comme une destination de vacances incontournable,
- Favoriser le développement de l’activité des entreprises du secteur touristique.

L’équipe du CRTL, composée de 70 salariés, se répartit sur 2 sites - à Toulouse et Montpellier.
Le CRTL est organisé autour de 5 pôles :
- Marketing & Attractivité
- Communication & Rayonnement
- Ingénierie de l’Offre
- Information, Etudes et Observation
- Ressources humaines.

3. Contexte de la mission
La crise sanitaire liée au Covid-19 a lourdement impacté le secteur touristique. Le Comité Régional du Tourisme et des Loisirs d’Occitanie oriente ses actions dans une logique et une approche résolument collaborative afin de répondre aux enjeux suivants :
- Accompagner la transformation de l’économie touristique afin de rendre les performances de celle-ci plus conformes aux enjeux du Green New Deal, pour une croissance raisonnée et un positionnement partagé.

- Améliorer la réputation et l’image de marque de la destination Occitanie sur les marchés nationaux et étrangers en lien avec les marques de destinations infra régionales.

- Co-construire une dynamique d’actions collectives avec ses partenaires institutionnels et les collectifs des filières prioritaires.

- Développer une économie des loisirs, et faire du tourisme un facteur de qualité de vie sur l’ensemble du territoire régional.

Son rôle est également d’apporter un appui technique aux porteurs de projets publics et privés, dans un objectif de qualification et d’organisation de l’offre touristique. Il assure pour cela, sur le volet tourisme, le relais de la politique régionale en matière de développement durable et d’aménagement du territoire.

Dans le cadre de ses missions, le CRTL lance le présent appel d’offres ayant pour objet la conclusion d’un marché avec des opérateurs économiques en vue d’assurer la communication de la destination Occitanie Sud de France et de ses filières.

Trois types de cibles à atteindre :
. Le grand public en le qualifiant selon des approches comportementales et en fonction des groupes de marchés
- Proximité : Habitants de la région et des régions limitrophes
- National
- International
. Les acteurs privés et publics du tourisme
. La presse et les influenceurs dans leur rôle de prescripteur.


4. Présentation des prestations objet du marché

LOT N°1 : CONSEIL ET MISE EN ŒUVRE DE LA STRATÉGIE DE COMMUNICATION GLOBALE

En lien direct avec le Pôle Communication & Rayonnement, l’agence aura pour mission de conseiller et d’accompagner, le CRTL sur sa stratégie de communication en faveur de la destination et des territoires ainsi que des filières et clubs qu’il anime. Le candidat devra faire des recommandations argumentées en matière de stratégie afin de permettre la maximisation de l’impact de la communication auprès des cibles. Ces recommandations devront tenir compte du fait que le CRTL œuvre à coordonner une communication multi-partenariale imbriquant différents acteurs du tourisme régional.

A. Accompagnement stratégique
Le CRTL recherche un partenaire de confiance dans la durée (4 ans maximum) pour construire la stratégie de communication en faveur de la destination et des territoires ainsi que des filières et clubs qu’il anime. Ce partenariat de proximité implique une très grande disponibilité et réactivité du prestataire. Celui-ci sera amené à animer une réflexion, apporter des éléments de conseil et formaliser ces éléments en stratégie (éditions, vidéos, événementiel et web).

L’agence retenue devra accompagner le Pôle Communication & Rayonnement dans la définition et l’élaboration de sa stratégie de communication déclinée autour de l’univers du voyage et d’un tourisme généreux portant les valeurs de l’Occitalité (convivialité, partage, hospitalité…). C’est un rôle d’expertise, de conseil et de définition des axes et thématiques à développer qui est attendu de la part du candidat.

B. Adaptation et création graphique, réalisation de supports
Il est demandé au prestataire d’être en capacité de :
- travailler dans la continuité de l’univers graphique existant autour de la destination Occitanie Sud de France tout en faisant preuve de créativité, d’adaptation et de réactivité, nécessaires à la valorisation d’un tel événement,
- réaliser des supports de communication finalisés et mettre à disposition des supports de base personnalisables et déclinables par le Pôle Communication & Rayonnement du CRTL
- être force de proposition de contenus graphiques et rédactionnels print et web,
- exécuter des supports,
- assurer une prestation de conception/réalisation,
- assurer des prestations rédactionnelles,
- concevoir et piloter la réalisation de vidéos.

C. Exécution graphique, mise au format des supports de communication
Sur la base d’un brief initial, le titulaire réalise l’exécution graphique des différents supports de communication commandés par le Pôle Communication & Rayonnement du CRTL. Le titulaire s’engage à fournir des fichiers informatiques prêts à imprimer (PDF haute définition), un fichier en format PDF allégé (susceptible d’être mis en ligne et téléchargeable). Il fournit systématiquement en complément l’intégralité des fichiers sources pour réutilisation ultérieure par la direction de la communication.

Il s’agit de procéder à l’exécution graphique de supports de communication écrite conformément aux chartes graphiques, par exemple et à titre indicatif, non contractuel et non-exhaustif :
- mise en page de plaquettes de présentation et de brochures,
- mise en page du rapport d’activités
- mise en page du programme d’un événement,
- mise en page d’un dossier de presse,
- mise au format d’annonce presse, de bannières web…

D. Stratégie média
Le prestataire est missionné pour conseiller le Pôle Communication & Rayonnement du CRTL des investissements publicitaires sur tous les supports médias (print,audiovisuel et numériques). Pour ce faire, le prestataire se verra fournir un/des briefs incluant contexte, détail de la programmation, cibles/audiences/objectifs de campagne, moyens budgétaires alloués et autre information nécessaire à la production d’avis éclairés et réalistes.

Il est demandé au prestataire d’être en capacité de conseiller le Pôle Communication & Rayonnement du CRTL sur des investissements publicitaires sur tous les supports médias (print, audiovisuel et numériques) et de rédiger des recommandations permettant d’optimiser un budget d’achat média défini. Il sera demandé au prestataire d’effectuer toutes les démarches nécessaires entrant dans le cadre d’un mandat d’achat d’espaces pour le compte du CRTL, mandataire-payeur.

E. Mandat d’achat d’art
En cas de besoin et dans la mesure où la photothèque du CRTL ne répondrait pas aux attentes de création, le CRTL confie au titulaire du marché, la négociation et la passation des ordres d’achat d’art.

Le mandataire négocie au nom et pour le compte du CRTL avec le détenteur des droits de l’œuvre, le prix et les conditions de cession des droits. Préalablement à tout achat d’œuvre, le mandataire établit un devis ou fait établir un devis qu’il soumet pour accord au CRTL. La facture sera établie au nom du Comité Régional du Tourisme et des Loisirs d’Occitanie.

LOT N°2 : PRESTATIONS RÉGIE PUBLICITAIRE ON et OFF-LINE

A partir de la stratégie de communication, des objectifs marketing et du montant indicatif des budgets affectés, le prestataire soumettra un plan média, détaillé et chiffré. Sur la base de la stratégie média proposée par l’agence Conseil (lot n°1) et par le Pôle Communication & Rayonnement du CRTL, le prestataire établira préalablement à tout achat d’espace un plan média comprenant :
- les supports de diffusion,
- la date de diffusion et la durée de campagne,
- le format, l'emplacement,
- les tarifs brut et net, remises déduites,
- les frais techniques éventuels liés à la diffusion.

En étroite collaboration avec l’agence Conseil retenue dans le Lot n°1, le prestataire :
• produira ou participera à l’élaboration des contenus éditoriaux
• mettre en place les opérations
• négociera et gèrera les contrats publicitaires
• effectuera un suivi analytique et rapport de performance des campagnes publicitaires.

LOT N°3 : PRODUCTION DE CONTENUS

Il est attendu de la part du candidat de délivrer une information adaptée, vérifiée et structurée à destination d’un public professionnel. Les prestations attendues concernent la rédaction avec proposition de chemin de fer et des grands principes de mise en forme (accroche, exergue, encadré...) pour :
- le rapport d’activités annuel du CRTL
- le mémento des chiffres-clés
- le plan d’actions annuel du CRTL
et autres documents professionnels.

Selon le cas, la participation à des comité éditoriaux préalables à la production des dossiers, la hiérarchisation et l’organisation d’informations fournies par le CRT, du rewriting, des interviews et des recherches d’informations, la contribution éditoriale à la plateforme digitale du CRT, seront requises.

5. Délais de commencement d'exécution
A compter de l’ordre de service de commencement d’exécution des prestations objet du marché émis par le Pôle Communication & Rayonnement du CRTL, le titulaire s’engage à établir un devis détaillé ainsi qu’un rétro-planning mentionnant les différentes étapes de la prestation concernée. Le prestataire proposera un devis unique pour la globalité de la prestation tout en détaillant les différents éléments de sa prestation.

6. Délais de mise en œuvre des prestations
Le titulaire s’engage à réaliser la prestation dans les délais qui ont été préalablement fixés par le Pôle Communication & Rayonnement du CRTL, à réception du devis et/ou du bon de commande signé. Les allers/retours de corrections sont inclus dans la prestation sans surcoût. Les corrections d’auteur ne seront facturées par le titulaire qu’à partir de la 3ème correction.

A chaque validation définitive d’un dossier, le prestataire retenu devra transmettre obligatoirement dans les meilleurs délais :
- la version basse définition à destination du web,
- la version haute définition pour impression,
- les fichiers sources.

7. Droits de propriété intellectuelle et industrielle
L’utilisation des résultats est soumise aux dispositions de l’option B de l’article 25 du CCAG Propriété Intellectuelle. Le CRTL aura la propriété pleine et entière des prestations ci-après, dénommées « résultats » : études, créations graphiques, maquettes, matériels, dessins, photographies, démonstrations, logos, polices de caractères spécifiques, applications communicantes… quels que soient leur nature, leur forme et leur support.

Il sera opéré, au profit du CRTL, la cession à titre exclusif de tous les droits patrimoniaux de propriété intellectuelle que le titulaire peut détenir sur les résultats. Cette cession comprend pour tout pays et sans limitation de durée :
- le droit de reproduire ou de faire reproduire les résultats sans limitation de nombre, en tout ou en partie, par tous moyens et procédés, sur tous supports et tous matériaux tant actuels que futurs, connus ou inconnus (notamment sur support papier, plastique, numérique, magnétique, électronique ou informatique, CD-Rom, réseau, etc...),
- le droit de représenter ou de faire représenter les résultats et, par tous moyens de diffusion et de communication actuel ou futur, connu ou inconnu, notamment par tout réseau de télécommunication,
- le droit d’adapter, modifier, transformer, faire évoluer, en tout ou en partie, les résultats, d’en intégrer tout ou partie vers ou dans des œuvres existantes ou à venir, et ce sur tout support,
- le droit de traduire ou de faire traduire les résultats, en tout ou en partie, en toute langue et de reproduire les résultats en résultant sur tout support,
- le droit de faire tout usage et d’exploiter les résultats pour les besoins de ses activités propres ou au bénéfice de tiers à quelconque titre que ce soit.

Le prix de la cession des droits est compris dans la rémunération perçue par le titulaire au titre des prestations du marché.

A noter : Le titulaire pourra apposer son nom dans la signature des supports produits.

8. Droits des auteurs et droits de la personnalité
Le titulaire s’engage, en vertu de sa responsabilité professionnelle, à fournir au Comité Régional du Tourisme et des Loisirs d’Occitanie des créations juridiquement disponibles.

A. Droits des Auteurs
Le titulaire fait son affaire d’obtenir des auteurs, inventeurs, graphistes, photographes et plus généralement concepteurs, qu’ils soient ou non ses salariés ou ses fournisseurs la cession des droits de propriété intellectuelle énumérés plus haut. En tout état de cause, le titulaire prémunit le CRTL contre toute revendication des tiers quant aux droits de propriété intellectuelle et lui garantit l’exercice paisible.

B. Droits de la Personnalité
Le titulaire s’engage à obtenir au nom et pour le compte du CRTL, l’autorisation d’utiliser l’image ou un des éléments de la personnalité des personnes physiques, qui collaborent à une campagne de communication du CRTL. Pour les mannequins ou autres professionnels, outre cette autorisation, le titulaire obtiendra la cession des droits d’utilisation conformément aux besoins définis par le CRTL.

Une fois négociés, le titulaire communiquera au CRTL, les contrats relatifs à la cession des droits ci-dessus mentionnés. Pendant tout le temps où les documents appartenant à/ou concernant le CRTL, seront en la possession du titulaire du marché, celui-ci en sera responsable et les considérera comme confidentiels.

Au terme du présent marché, ou à tout autre moment sur la demande du CRTL, tous ces documents lui seront remis.

9. Éléments de réponse attendus du candidat
Il est demandé au candidat d’indiquer dans son offre de façon détaillée pour chacun des chantiers et sous-chantiers ci-dessus présentés :

- La méthodologie générale proposée
- Un descriptif du contenu proposé pour chaque point
- Le nombre de jours/homme alloué à chacun des volets du projet et son prix (en précisant les personnes, leur qualification et leur fonction dans le cadre du projet, coordonné par un chef de projet unique).

Le candidat pourra s’il le souhaite annexer à son offre des propositions complémentaires visant à atteindre les objectifs quantitatifs énoncés et à améliorer le suivi qualitatif du projet dans son ensemble (gestion de la relation prestataires, titulaires des cartes, management du projet).