Faire du Voyage au Centre de la Tech un événement transfrontalier INTERREG VI FRANCE, WALLONIE, VLAANDEREN pour mettre en lumière les bonnes pratiques des partenaires et inspirer les participants

CONSULTATION
Faire du Voyage au Centre de la Tech
un événement transfrontalier
INTERREG VI FRANCE, WALLONIE, VLAANDEREN
pour mettre en lumière les bonnes pratiques des partenaires et inspirer les participants

Réponses attendues pour le Mercredi 22 juin à 12 h 00

1. CONTEXTE ET ENJEUX

Dans le cadre du projet Tourism Lab II (TOLAB2) les partenaires souhaitent organiser la quatrième édition de l’événement « Voyage au centre de la Tech », un rendez-vous désormais identifié comme un temps fort d’inspiration et d’innovation pour les professionnels du tourisme.

Cet événement à mi-parcours du projet INTERREG VI Tourism Lab II s’inscrit dans une dynamique de valorisation, d’analyse et de projection des actions menées sur le territoire transfrontalier comprenant la Wallonie Picarde, La Flandre Occidentale, le Nord et le Pas-de-Calais.

Depuis le lancement du projet plusieurs actions structurantes ont été déployées :
- Des ateliers de co-création transfrontaliers sur les thématiques de l’innovation touristique
- Des coachings individualisés des structures touristiques
- Des éductours sur les nouvelles formes d’accueil et d’immersion
- La production d’un cahier de tendances
- Des conférences et événements d’inspiration

Les trois premières éditions d « Voyage au centre de la tech » ont permis d’installer un format original mêlant inspiration, prospective, et production collective, autour de thématiques structurantes pour le tourisme de demain (adaptation climatique, nouveaux récits ..).
L’édition #4 ambitionne d’aller plus loin :
- De par le territoire impliqué : l’espace transfrontalier INTERREG VI FRANCE, WALLONIE, VLAANDEREN
- Le partage de bonnes pratiques déjà testées et des méthodologies de projet mises en œuvre
- Et la production de livrables concrets et utilisables par les participants.

2. LES OBJECTIFS DE L’EVENEMENT

2.1 Objectifs stratégiques
- Accompagner les professionnels du tourisme dans leur capacité à innover et expérimenter face aux changements qu’ils soient écologiques, économiques, sociétaux ou technologiques
- Nourrir une vision collective du tourisme de demain dans l’espace transfrontalier, à partir de tendances émergentes, de récits prospectifs et d’expérimentations
- Valoriser la démarche d’innovation dans le cadre du projet européen TOURISM LAB II
- Renforcer la dynamique de réseau et la coopération entre les acteurs touristiques.
- Etablir un bilan à mi-parcours du projet TOURISM LAB II dans l’objectif de capitaliser sur les enseignements et bonnes pratiques méthodologiques du projet

3. LES OBJECTIFS OPERATIONNELS

- Transmettre des méthodes d’innovation concrètes (design fiction, intelligence collective, prototypage, idéation, atelier Fablab…)
- Partager les premières avancées du projet TOURISM LAB II
- Faire émerger des idées, des concepts ou prototypes applicables à court ou moyen terme (avant la fin du projet)
- Produire des livrables tangibles en fin de journée, en relation avec le Fab Lab notamment si c’est pertinent
- Renforcer la dynamique de réseau transfrontalier

4. LES PUBLICS CIBLES

- Offices de tourisme
- Sites patrimoniaux et culturels
- Musées et attractions
- Hébergeurs et opérateurs de loisirs
- Gestionnaires d’espaces naturels
- Collectivités et institutionnels
- Porteurs de projets
- Ecosystème élargi à l’innovation touristique (designers, experts, facilitateurs, chercheurs…)
- Animateurs territoriaux INTERREG
Jauge visée : environ 100 participants
Langues : Bilinguisme Français/Néerlandais assuré par un marché porté par les partenaires (à ne pas deviser dans cette consultation)

5. METHODE ET ARCHITECTURE DE L’EVENEMENT

L’événement pourrait s’articuler autour de trois séquences structurantes avec des formats qui devront être dynamiques/interactifs/originaux (impros, acteurs…)

ACTE1 : COMPRENDRE
Objectif : partager l’état d’avancement du projet
Formats suggérés : keynote, panorama des actions, retours d’expérience, témoignages…)

ACTE 2 : ANALYSER
Objectif : identifier les freins et les leviers
Formats suggérés : speech dating experts, diagnostics collectifs, ateliers…

ACTE 3 : PROJETER
Objectif : produire des pistes post projet
Formats suggérés : sprint créatif, design fiction, prototypage, fresque prospective…
Cette articulation est proposée de façon indicative. L’agence pourra proposer toutes les adaptations qui contribueront à renforcer le succès de l’événement.
Quelques propositions de sujets sont à intégrer dans le programme :
// Best practice ateliers de co- création & coachings
- Méthodologie & Résultats de l’atelier et des coachings autour de la valorisation des châteaux de la Région de Bruges. Le partenaire flamand du projet, Westtoer, et les experts en charge de cette thématique (agence Howest) pourront présenter le projet et la méthodologie de travail adoptée. Les projets de réalisation autour de cette thématique seront présentés sous la forme d’une exposition accessible au public durant toute la journée.

// Un exemple de réalisation
- Intervention de Howest – démonstration du jeu interactif pour rendre visible l’invisible à l’Abbaye de Ter Doest

6. OBJET DE LA CONSULTATION

L’agence retenue sera en charge de :
- Animer la journée et des ateliers de cocréation avec les partenaires du projet afin de stabiliser le programme de la journée et les méthodes d’animation
- Sourcer et contacter les intervenants – organiser leur participation
- Préparer le plan de communication de l’événement qui sera relayé par les partenaires du projet
- Gérer les invitations et les inscriptions avec les partenaires du projet
- Assurer la logistique (mise en place et décoration des espaces, catering, accueil, timing…)
- Fournir un bilan qualitatif et quantitatif de l’événement
- Produire le ou les livrables issus de la journée – bilan de mi-parcours, synthèse des travaux, vidéos, photos….

7. LIEU ET CONTRAINTES

- L’événement aura lieu dans les locaux de Louvre Lens Vallée
- Jauge maximale de participants : 100
- Le Fablab sur place pourra être utilisé pour des productions/animations
- Le logo INTERREG France Wallonie Vlaaderen devra être apposé sur tous les supports physiques et numériques

8. MODALITES

Cette consultation est portée par le collectif des partenaires du projet TOURISM LAB II

Les réponses sont attendues pour le mercredi 22 juin à 12 h 00 à l’adresse suivante : elisabetretaux@pas-de-calais.com

Il est demandé aux candidats de bloquer la journée du 7 juillet matin ou après-midi pour le lancement des travaux avec l’ensemble des partenaires.

Des temps de travail seront organisés régulièrement avec les partenaires.

Tous les livrables devront porter le logo joint en pièce jointe ci-dessous. Il sera plus grand et plus visible que tous les autres logos.

Le budget total pour l’événement comprenant l’accompagnement et tous les livrables ne pourra excéder 40 000 € TTC

Fichiers joints à l'annonce
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