Depuis 2014, nous transformons la location d’une maison de vacances en une expérience exceptionnelle alliant les plus belles propriétés du monde à un service sans pareil.

Dans des destinations mythiques ou inattendues, nous trouvons la maison parfaite pour chacun de nos voyageurs. Chaque séjour est soigneusement préparé, façonné et entièrement personnalisé, afin d’offrir une expérience véritablement sur-mesure.

Nous tissons des relations de confiance durables avec nos clients et réinventons les standards de la location de luxe pour créer des souvenirs qui perdurent bien au-delà du séjour ✨

Nos équipes sont l’ingrédient central de notre réussite. Elles conçoivent et construisent chaque voyage comme un projet unique. Nos équipes locales sillonnent le monde pour sélectionner les maisons les plus remarquables et assurent dans leur destination un accueil et un service inégalés.

? Rôle :

En tant qu'Operations & Procurement Assistant, vous êtes le point de référence central pour les achats, les partenariats et la logistique de nos sites en Europe.

Rattaché(e) à l'Ops Manager (sous la direction du COO), votre rôle s'articule autour de 3 piliers :

Le pilotage des achats (sourcing, négociation, commandes, facturation) pour l'ensemble de nos équipements et attentions clients/équipes (amenities, gifting, uniformes, véhicules…), en lien avec le Marketing pour intégrer des marques partenaires alignées avec nos standards.

La centralisation des besoins, suivi des stocks et coordination des approvisionnements pour l'ensemble des bureaux et resorts européens.

Le suivi budgétaire, production des reportings hebdomadaires (KPIs) et soutien au Global Ops Manager dans l'optimisation des process et le suivi des formations.

? Responsabilités clés :

Sourcing & achats

• Vous pilotez le cycle d'achat complet (sourcing, benchmark, négociation, commandes, suivi des livraisons et facturation) pour l'ensemble des catégories (amenities, welcome baskets, gifting, uniformes, véhicules, fournitures, goodies).

• Vous identifiez de nouveaux fournisseurs, maintenez à jour la base de données et participez aux campagnes de gifting saisonnières 

• Vous suivez les commandes, anticipez les retards d'approvisionnement et veillez au respect des budgets convenus par catégorie.

Partenariats de marque & achats locaux

• En lien avec le Marketing, vous participez à l'identification et au sourcing de partenariats (locaux et globaux) alignés avec les standards et l'image du Collectionist.

• Vous coordonnez la mise en place opérationnelle de ces partenariats dans les bureaux et resorts, en veillant à la cohérence de l'image de marque et au respect des spécificités locales.

• Vous suivez la performance des partenariats terrain et remontez les opportunités ou dysfonctionnements aux équipes concernées.

Logistique européenne & gestion des stocks

• Vous coordonnez les flux de produits et le transport entre les fournisseurs, le stockage central, les bureaux et nos resorts européens.

• Vous maintenez une vision consolidée des stocks à l'échelle européenne et définissez/ suivez les stocks tampons (buffer stocks) avec les équipes terrain pour éviter toute rupture.

• Vous consolidez les besoins de réapprovisionnement et participez au suivi des coûts logistiques.

Budget, reporting & administration fournisseurs

• Vous tenez à jour les dossiers fournisseurs/partenariats, centralisez la documentation et traitez la facturation avec la Finance.

• Vous produisez le reporting hebdomadaire (dépenses, commandes, stocks, engagements) et alerter immédiatement le management en cas de risque ou d'écart budgétaire

Support à la performance & excellence opérationnelle 

• Vous collectez, consolidez et analysez les données de performance opérationnelle (KPIs, contrôles qualité) pour identifier les écarts et participer à la préparation des reportings hebdomadaires.

• Vous participez ponctuellement à des audits sur le terrain pour vérifier l'application des standards et assurez le suivi des plans d'action correctifs.

Knowledge Management

• Vous participez à la mise à jour des process, guides pratiques (« Good to Know ») et supports de formation dans les outils de Knowledge Management.

• Vous assistez le Global Operations Manager dans le suivi du déploiement des formations et des nouveaux process auprès des équipes.